Knigge für bzw. gegen attachments (Dateianhänge) in Mails

1. Keine Dateianhänge an Mailinglisten oder Verteiler schicken! Ausnahmen gibt es nicht. Es sei denn:
   • Du zahlst pro attachment 5 Euro in die Kasse des Sozialforums, oder
   • der Empfang wird von allen(!) EmpfängerInnen ausdrücklich gewünscht, oder
   • es liegt ein eiliger(!) Notfall vor, sodass die u.g. Alternativen nicht gangbar sind.
2. Kopier den eigentlichen Inhalt eines Dokumentes als einfachen (plain) Text in die Mail. Die Mail nicht als "nur HTML mail" oder als "HTML attachment" versenden! Einfache Formatierungsmöglichkeiten hast Du auch mit plain text:
   • Hervorheben von Überschriften durch Unterstreichen mit - oder = in der nächsten Zeile,
   • Hervorheben von Textstellen durch Einklammern mit _ oder *,
   • Listen per Einrückung, etc.

   Nutz diese Möglichkeiten um die Botschaft schlicht aber für jedeN lesbar rüberzubringen.

3. Oft sind formatierte Versionen eines Dokumentes im Web verfügbar. Ggf. den/diejenigen, von der/dem Du ein Dokument bekommen hast, nach der Webadresse fragen und diese Webadresse (die sog. URL = uniform ressource locator) zusammen mit der plain text Version versenden.
4. Sollte das (formatierte) Dokument noch nicht im Web verfügbar sein, kannst Du es auf die Website des SoFoDo hochladen. Entweder in Deinen eigenen Ordner, den jedes Mitglied einer solchen Website hat, oder an eine geeignete Stelle in einem Unterordner des SoFoDo. Dazu ggf. die Hilfe auf der Website studieren und bei Bedarf die AG Internet kontakten.
5. Wichtige nicht-textuelle Inhalte (insb. Bilder, ggf. Tondokumente oder Video) können - wenn Du es denn tust - logischerweise nur als attachment verschickt werden. Dies solltest Du aber nur tun, wenn
   • aufgrund der Eiligkeit der Sache ein Hochladen auf die Website mit anschließendem Versenden einer Beschreibung samt der URL per mail nicht in Frage kommt, und
   • die Binärdatei (also das Bild - Audio und Multimediadateien sind meist eh' zu groß) relativ klein ist. Durch Formatieren auf Bildschirmauflösung (Graphikprogramm, Screenshot bzw. Bildschirmfoto) kannst Du Bilddateien oft deutlich kleiner machen. Normalerweise sollte das versandte attachment nicht größer als einige Dutzend KB (Kilobyte) sein.
6. Formate
   • Grundsätzlich unerwünscht (also weder als attachment noch zum Hochladen auf die Website) sind an kommerzielle Software gebundene (sog. proprietäre) Formate wie insbesondere Micro$oft Word.
   • Etwas besser, aber auch nicht optimal, ist RTF . Die Formatierung wird nicht bei allen Programmen gleichermaßen interpretiert, RTF ist also für Druckvorlagen (Flugis etc.) ungeeignet.
   • (schlichtes;-) HTML ist OK, weil ein offener Standard, und weil heutzutage fast jede/r Mail Benutzer/in auch einen Webbrowser hat. Allerdings ist HTML aufgrund der Struktur als sog. logische Auszeichnungssprache für Druckvorlagen (= physische Seitenbeschreibung) ungeeignet.
   • für Druckvorlagen empfiehlt sich PDF oder ggf. (komprimiertes) PostScript .
   • Bei Bildern JPEG oder PNG verwenden. GIF vermeiden, da komprimiertes GIF patentverseucht ist.
   • Bei Audio empfiehlt sich Ogg Vorbis . Nicht MP3 verwenden - das ist patentverseucht und kann zu Lizenzgebührenforderungen führen!

TODO

• Begründungen für das "warum nicht"
  • URLs statt attachment: Begründung Authentizität
  • M$ Word: Makroviren
• HTML attachments abschalten
  • in "den üblichen" Mailprogrammen ( MUAs )
• Infos zu den verschiedenen Formaten
• was ist "proprietär" und warum ist es böse(tm)?
• Hilfen zum Speichern/Umwandeln/Erzeugen von erwünschten Formaten
  • "schlichtes" HTML erzeugen - wie?
  • PDF erzeugen - wie?
  • Bilder - Eigenschaften